Jedno z pierwszych pytań, jakie słyszę podczas rozmów o wdrożeniu CRM, brzmi: „Ile to będzie kosztować?” Problem w tym, że sama licencja to jedynie ułamek całkowitego kosztu posiadania CRM. Na finalną cenę składa się również wdrożenie, integracje, rozwój systemu oraz jego stałe utrzymanie. W tym artykule pokazuję, z czego naprawdę wynikają koszty CRM, na przykładach systemów takich jak HubSpot, Salesforce, SugarCRM, Pipedrive czy Microsoft Dynamics i jak podchodzę do ich kalkulacji.
Większość firm zaczyna analizę od cennika, porównując pakiety i liczbę użytkowników. Tymczasem to dopiero ułamek realnej inwestycji. Koszty CRM ujawniają się dopiero wtedy, gdy system zaczyna żyć: trzeba go wdrożyć, zintegrować, rozbudowywać i utrzymywać. Właśnie dlatego prawidłowa kalkulacja nie polega na wyborze „najtańszej licencji”, ale na zrozumieniu, jakie procesy ma obsługiwać CRM i ile będzie kosztować ich pełna automatyzacja oraz integracja z resztą ekosystemu firmy. Dopiero wtedy można rzetelnie ocenić, co jest naprawdę opłacalne.
Cennik CRM-u zależy od liczby użytkowników i poziomu pakietu.
HubSpot oferuje darmową wersję startową, ale pełna wartość narzędzia ujawnia się dopiero na poziomie Professional lub Enterprise.
Salesforce działa w modelu modułowym, im więcej potrzeb i integracji, tym wyższa cena, ale w zamian dostajemy ogromne możliwości personalizacji.
Pipedrive i Zoho CRM są bardziej budżetowe, przy zachowaniu dużej funkcjonalności, co sprawia, że świetnie sprawdzają się w małych firmach i zespołach dopiero rozpoczynających pracę z CRM-em.
Z mojego doświadczenia wynika jedno: wybór licencji powinien wynikać z procesów firmy, a nie odwrotnie.
Wdrożenie CRM obejmuje:
W przypadku Salesforce czy Dynamics wdrożenie bywa rozbudowane i wymaga doświadczonych partnerów wdrożeniowych, co naturalnie podnosi koszty. HubSpot jest znacznie bardziej intuicyjny, a dzięki gotowym narzędziom wiele elementów konfiguracji da się przeprowadzić szybciej. Pipedrive i Zoho CRM są najprostsze do wdrożenia, a wiele projektów zamykam w kilka dni, co radykalnie obniża koszt startu.
Każda firma korzysta z innych narzędzi - ERP, systemów fakturowania, narzędzi mailingowych, kalendarza, automatyzacji marketingu.
I to właśnie integracje decydują często o realnej wartości CRM.
W praktyce zawsze powtarzam: tania licencja może okazać się drogim rozwiązaniem, jeśli CRM wymaga kosztownych integracji.
Procesy firm zmieniają się przez cały rok, a CRM musi za nimi nadążać.
Dlatego na realny koszt posiadania systemu składają się również:
W systemach enterprise (Salesforce, Dynamics) niezbędne jest stałe wsparcie administratora.
W HubSpot utrzymanie jest tańsze, ponieważ większość zmian można wprowadzić samodzielnie, bez udziału programisty.
Z mojego doświadczenia: firmy, które nie planują budżetu na utrzymanie, po 12–18 miesiącach zwykle mają CRM, który nie odzwierciedla rzeczywistości i przestaje działać.
Najczęściej pomijane koszty to:
To właśnie one potrafią najbardziej podnieść całkowity koszt posiadania systemu, dlatego zawsze zwracam na nie uwagę już na starcie projektu.
Pełny koszt CRM to nie tylko cena licencji. To również wdrożenie, integracje, rozwój i bieżące utrzymanie systemu. Dobrze dobrany CRM zwraca się jednak bardzo szybko: poprawia przewidywalność sprzedaży, skraca procesy, zwiększa efektywność handlowców i pomaga podejmować lepsze decyzje. Jeśli chcesz poznać realny koszt wdrożenia CRM w swojej firmie, przygotuję dla Ciebie indywidualny kosztorys i porównam kilka systemów, aby wybrać rozwiązanie najbardziej opłacalne i najlepiej dopasowane do Twoich procesów.